Besondere Platzhalter

Vielleicht kennen Sie die Situation: Unter vielen Standarddrucken und Textbausteinen befindet sich die Rechtsbehelfsbelehrung. Sollte sich der Inhalt der Rechtsbehelfsbelehrung ändern, müssten Sie diverse Dokumente bearbeiten.

Abhilfe kann hier der Platzhalter 900 schaffen. Dieser fügt an der gewünschten Stelle einen oder mehrere Textbausteine ein. Hierdurch genügt es, die Rechtsbehelfsbelehrung oder sogar die Unterschriftenformel als Textbaustein vorzuhalten, sodass dieser an der gewünschten Stelle eingefügt wird. Der Arbeitsaufwand bei Änderungen ist entsprechend gering. Es muss lediglich der eine Textbaustein angepasst werden und nicht mehr alle betroffenen Dokumente.

Wenn Sie mehrere Textbausteine mit þ00900[u] einfügen, stört ggf. die Leerzeile danach. Nutzen Sie dann þ00900[rbb;u].

Für þ00900[#Auflagen] können Sie in den Parametern den einzelnen Medienordnern zuweisen, dass sie für diese Suche genutzt werden sollen:

Sollen durch das Einfügen eines Textbausteines dieser fortlaufend durchnummeriert werden, damit im Bescheid immer auf eine Nummer Bezug genommen werden kann, kann eine automatische Nummerierung über den Platzhalter 901 eingefügt werden.

Beispiel:

Inhalt des Textbausteins: þ00901  Die Feuerlöscher sind an deutlich sichtbaren, jederzeit leicht zugänglichen Stellen anzubringen.

Ergebnis im Druck: 1. Die Feuerlöscher sind an deutlich sichtbaren, jederzeit leicht zugänglichen Stellen anzubringen.

Bei automatisiert erstellten Texten, stellen die korrekten Formulierungen im Falle von Ein- bzw. Mehrzahl einen schon mal vor eine Herausforderung. Aber auch hier bietet Ihnen die Textverarbeitung ein Hilfsmittel an.

Soll in einem Text auf die Ein- oder Mehrzahl von Werten in einem Platzhalter Rücksicht genommen werden, hilft Ihnen diese Schreibweise weiter:

Platzhalter[Singular|Plural]

Beispiel:

„Im Rahmen des Bauvorhabens ist þ10000[ist|sind]þ10000[Stellplatz|Stellplätze] für Kraftfahrzeuge zu erstellen.“

Der Platzhalter 10000 steht in diesem Beispiel für ein Zahlenfeld aus dem Bearbeitungsbogen des Vorganges, in dem die Anzahl der im Rahmen des Bauvorhabens zu erstellenden Stellplätze einzugeben ist.
Der Platzhalter 10000 vor der Steuerung [ist|sind], dient nur zum Steuern und muss deswegen in Word über Schriftart „Ausgeblendet“ ausgeblendet werden, damit die Zahl nicht mit ausgegeben wird.

Bitte beachten Sie, dass die steuernde Zahl maximal 20 Zeichen vor der []- Klammer stehen darf.

QR-Codes können zusätzlich zum evtl. ausgestellten Überweisungsträger in den Gebührenbescheid gedruckt werden. Sie können mit vielen gängigen Banking-Apps gescannt werden. Der Zahlungspflichtige muss nicht mehr den Namen und IBAN Ihrer Verwaltung sowie den Verwendungszweck (das Kassenzeichen) manuell in die App eingeben. Diese Daten werden aus dem QR-Code direkt in die Online-Überweisung eingetragen.

Um QR-Codes für Überweisungen nutzen zu können, setzen Sie bitte in der Optionsverwaltung unter Globale Einstellungen > Einstellungen zur Verwaltungdie Schalter IBAN des Amtes, BIC des Amtes, Kontoinhaber des Amtes und bei Bedarf Präfix Verwendungszweck.

Anschließend können Sie in Ihrem Gebührenbescheid (also beim Aufruf der Textverarbeitung aus der Gebührenberechnung heraus) neben den bekannten Platzhaltern für die Gesamtsumme (þ00110) und das Kassenzeichen (þ00111) die Platzhalter þ04103 (Bezahlcode) oder þ04104 (Girocode) benutzen.Beide QR-Codes beinhalten die gleichen Daten. Es kann aber sein, dass in Ihrer Verwaltung schon eine Entscheidung für den einen oder anderen Standard gefallen ist. Ansonsten ist es egal, welchen der beiden QR-Codes sie benutzen. Beide werden von den gängigen Banking-Apps unterstützt.

Bezahlcode zum Testen            Girocode zum Testen

Mehr Infos zu den Thema finden Sie hier:

http://www.bezahlcode.de/

https://www.girocode.de/

Sollen an einer bestimmten Stelle im Dokument Medien aus dem Mediencenter eingefügt werden, so beispielhaft in einem Aktenvermerk zu einer Ortsbesichtigung, hilft Ihnen der Platzhalter 899 hierbei.

Jederzeit kann direkt aus der Textverarbeitung auf die im Mediencenter hinterlegten Medien über gespeicherte Medien manuell zugegriffen werden. Um aber das Medium auch an der richtigen Stelle des Dokumentes auszugeben, kann diese Aktion auch direkt über einen Platzhalter angestoßen werden.

Beispiel:

Bei der Ortsbesichtigung wurde festgestellt, dass …

Ein Foto der Ortsbesichtigung als Beleg: þ00899

Über die Platzhalter 4243 – 4246 können Inhalte der variablen Seiten der zugeordneten Hauptakte ausgegeben werden.

Hierzu muss zuerst die variable Seite per Platzhalter angesprochen werden und dann in eckigen Klammern angegeben werden, welcher Platzhalter dieser variablen Seite abgerufen werden soll.

Hierdurch lässt sich bei einer Verlängerung oder einem Nachtrag einer Baugenehmigung auf das ursprüngliche Genehmigungsdatum zurückgreifen.

Prüfplatzhalter dienen der Steuerung, ob ein bestimmter Standarddruck erstellt werden soll oder nicht.

Gibt es beispielsweise im Vorgang keinen Bevollmächtigten, so soll das Schreiben an den Bevollmächtigten gar nicht erst zum Bearbeiten / zum Druck angeboten werden.

Das ist insbesondere bei Ablaufreihenfolgen sinnvoll, die automatisch ohne Umweg über Word sofort die Schreiben auf den Drucker schicken.

Dabei ist folgende Syntax möglich:

Hier im Beispiel gilt der Platzhalter 1203 für die Adressobergruppe Bevollmächtigte und der Platzhalter 1204 für die Adressobergruppe Prüfingenieur.

Beim Starten der Textverarbeitung aus dem Vorgang entscheiden Sie bereits in dieser Startmaske, wer als Unterzeichner im Dokument ausgegeben werden soll. Nun gibt es besondere Textbausteine, in denen der Vorgesetzte einen Unterschriftvorbehalt hat. Damit der Unterzeichner in solchen Fällen nicht jedes Mal im Dokument per Hand angepasst werden muss, steht Ihnen mit dem Platzhalter 881 - in Verbindung mit dem Unterschriftenbaustein - eine Lösung zur Verfügung.

Der Platzhalter 881 gibt die Kürzel aller bisher verwendeten Textbausteine des Dokumentes aus. Dies können wir uns für die oben genannte Anforderung zunutze machen. Nehmen wir an, jede erstellte Baugenehmigung über den Textbaustein „300“ soll einen bestimmten Unterzeichnenden haben, der nicht der angemeldete oder zuständige Sachbearbeitende ist.

Hierzu muss zuerst der Inhalt des Unterschriftenbausteins „u“ entsprechend angepasst werden:

{þ00881 == %;300;%} þ00900[alternativ_u]

{þ00881 != %;300;%} þ00900[normal_u]

Je nachdem, ob vorher der Baustein 300 eingefügt wurde oder nicht, wird hier der Textbaustein {alternativ_u} oder {normal_u} durch die bedingten Platzhalter eingefügt.
In den geschweiften Klammern wurde nicht nur %300%, sondern %;300;% (mit Semikolon davor und dahinter) geschrieben. Der Platzhalter 881 gibt die Bausteinkürzel in folgendem Format aus: ;300;300a;301;301a;u;
Wenn man den Baustein 300 gar nicht eingefügt hätte, sondern nur den 300a, dann käme darin dennoch {300} vor - denn {300a} enthält {300} - und es würde der falsche Unterschriftenbaustein ausgegeben. Da der Platzhalter 881 immer mit einem Semikolon beginnt und endet und die Bausteine alle mit Semikolon getrennt sind, kann man hierdurch ganz gezielt nach dem Baustein 300 suchen.

Frage: Gibt es eine Funktion, die als Zieldatum (Fristdatum) für die Textverarbeitung immer z. B. den Freitag auf ein berechnetes Datum ermittelt?

Ein berechnetes Datum lässt sich mit den variablen Platzhaltern und der Funktion {DateAdd} gut ermitteln. Aber daraus soll dann auch immer noch der folgende Freitag ermittelt werden, falls das zuvor ermittelte Datum kein Freitag ist.
Alles wird nur über die Funktionen der variablen Platzhalter gelöst. Zunächst ist das Zieldatum zu berechnen:
Zahl der Tage zum Schreibdatum hinzufügen (hier z. B. plus 10 Tage):
9980:  DateAdd(„d“,10,„þ00001“)
Nun wird eine Zwischenberechnung benötigt, welcher Wochentag das neue Datum aus 9980 ist und entsprechend die Differenztage auf den Freitag ermittelt.
Das Ergebnis dieser Berechnung ist immer ein Wert von 1 bis 7 (So=1, Mo=2, Di=3 etc.).

Siehe auch Variable Platzhalter

Beispiel:

Fällt z. B. der Wochentag des neu ermittelten Datums auf einen Montag, dann ist hier der „weekday“=2. Bis zum Freitag sind also noch +4 Tage zu addieren.

Bei „weekday“ = 6 ist das Ergebnis = 0, da dieser Tag schon ein Freitag ist.

9981:  iif (weekday(„þ09980“)=1,5, iif (weekday(„þ09980“)=2,4, iif (weekday(„þ09980“)=3,3, iif (weekday(„þ09980“)=4,2, iif (weekday(„þ09980“)=5,1, iif (weekday(„þ09980“)=7,6,0))))))

Hinweis: bitte hier am Ende alle Klammern mitkopieren! Ja, es sind sechs Stück.

Zum Schluss wird noch zum ermittelten Datum aus 9980 die Differenz zum Freitag (Wert aus 9981) addiert. Mit „formatdatetime“ kann zudem noch die Ausgabe mit Wochentag UND Datum formatiert werden.

9982: formatdatetime(DateAdd(„d“,„þ09981“,„þ09980“) ,1)

Ausgabe in der Textverarbeitung über PLH 9982: Freitag, 28. Mai 2021

Das Ganze funktioniert auch für andere Wochentage, dann müssen in 9981 entsprechend alle {Wenn=}- und {Dann=}-Werte angepasst werden.

Gelegentlich müssen Aufbewahrungsfristen z. B. für OWiG-Vorgänge eingestellt und eingehalten werden. Die Aufbewahrungsfrist steuern Sie über die Kennziffernsteuerung.

Mit dem WerkzeugVorgänge löschen > abgel. Aufbewahrungsfrist können Sie sich diese anzeigen lassen. Die Aufbewahrungsfrist wird mit dem z.d.A.-Datum berechnet und zum Vorgang gespeichert. Sie kann mit dem PLH þ00130 ausgegeben werden. Damit können Sie im Verfahrensstand über Wert aus PLH diese berechnete Frist sichtbar machen.
Auch in der Übersicht kann die Aufbewahrungsfrist angezeigt werden.